1С:Предприятие 8. Зарплата и Управление Персоналом для Казахстана

«1С:Зарплата и управление персоналом 8 для Казахстана» – программа массового назначения, позволяющая в комплексе автоматизировать задачи, связанные с расчетом заработной платы персонала и реализацией кадровой политики, с учетом требований законодательства и реальной практики работы предприятий.

Она может успешно применяться в службах управления персоналом и бухгалтериях предприятий, а также в других подразделениях, заинтересованных в эффективной организации работы сотрудников, для управления человеческими ресурсами коммерческих предприятий различного масштаба.

С помощью программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8 для Казахстана» можно вести кадровую, управленческую и учетную деятельность нескольких организаций, причем в роли отдельных организаций могут выступать как юридические лица, так и индивидуальные предприниматели.

Возможность вести учет в единой информационной базе по нескольким юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям позволяет руководству видеть целостную картину всей структуры. Юридические лица, входящие в структуру предприятия, могут использовать общие списки физических лиц, классификаторы аналитической информации и т. д. При этом каждое юридическое лицо может вести учет по общей или упрощенной системе налогообложения в рамках одной и той же информационной базы.

Таким образом, «1С:Зарплата и управление персоналом 8 для Казахстана» решает задачи следующих категорий пользователей:

• кадровой службы;
• бухгалтерии;
• руководства – программа позволяет анализировать кадровый состав, планировать штатную численность и формировать отчетность в различных разрезах.

Преимущества редакции 3 конфигурации «Зарплата и управление персоналом для Казахстана» по сравнению с редакцией 2.0

Редакция 3 конфигурации «Зарплата и управление персоналом для Казахстана» является развитием редакции 2.0. Она разработана на платформе «1С:Предприятие 8.3» и использует ее новые возможности, такие как:

• поддержка нового интерфейса «Такси», отличительными особенностями которого является современный дизайн интерфейса, максимизация рабочего пространства на мониторах с различным разрешением, крупный шрифт, удобство навигации, возможность самостоятельно конструировать свое рабочее пространство;
• поддержка тонкого и веб-клиента, развитие «облачных» технологий;
• поддержка удаленной online работы в режиме тонкого клиента и веб-клиента;
• перенос основной «вычислительной» нагрузки на сервер и экономное использование ресурсов клиента;
• работа через Интернет в модели сервиса.

Такие нововведения, как «Избранное», история последних отредактированных документов, краткое описание всех отчетов, а также подробные подсказки программы при неправильных действиях сделают работу легкой и интересной.

Усовершенствован контроль корректности данных на этапе их ввода (в карточку сотрудника, организации и т. п.), что упрощает формирование и сдачу различной отчетности в дальнейшем.

Развитие кадрового учета и расчета заработной платы

Штатное расписание

Штатное расписание стало полноценным инструментом планового и (или) кадрового отделов.

Значительным преимуществом является возможность описывать позиции с одинаковыми должностями и подразделениями, но с разными условиями труда (оплатой, графиками работы и т. п.).

Реализована возможность утверждения новых версий штатного расписания специальным документом и хранения истории утверждений штатного расписания.

По штатному расписанию рассчитывается плановый фонд оплаты труда (ФОТ) для отражения в отчетах. ФОТ при необходимости можно отредактировать вручную.

Для подразделений можно указывать даты формирования и расформирования, для должностей – даты введения в штатное расписание и исключения из него, что упрощает работу с соответствующими списками.

Фонд оплаты труда

Для анализа планового фонда оплаты труда (ФОТ) по всей организации в программе появились средства для определения ФОТ сотрудника на основании его плановых начислений. Учитывается вклад в ФОТ повременных, сдельных, процентных начислений, начислений, зависящих от стажа сотрудника, и др. Размер ФОТ рассчитывается и доступен для редактирования во всех документах, назначающих и изменяющих плановые начисления сотрудников.

Плановый ФОТ позволяет использовать следующие возможности программы:

• проводить различного рода анализы с помощью специализированных аналитических отчетов: например, строить отчет по сравнению планового и фактического ФОТ сотрудников.
• выплачивать сотрудникам аванс процентом от тарифа;
• использовать для определения назначаемого сотруднику размера доплаты за совмещение должностей, исполнение обязанностей.

Кадровый учет

Повышено удобство работы с карточкой сотрудника – она позволяет оперативно получать всю связанную с сотрудником информацию, отражать ее изменения.

Для смены вида занятости сотрудника достаточно ввести документ «Кадровый перевод»: не нужно увольнять и заново принимать на работу.

Два кадровых события теперь можно зарегистрировать в один день: например, кадровый перевод и изменение начислений всему подразделению.

Совмещение должностей

Документ предусмотрен специально для оформления приказа о совмещении (исполнении обязанностей сотрудника, расширении зон обслуживания) и назначения соответствующей доплаты.

Исполнение обязанностей сотрудников позволяет выбрать сотрудника, обязанности которого будут выполняться, и назначить размер доплаты: процентом от ФОТ этого сотрудника или разницей ФОТ.

Совмещение должностей (профессий) позволяет выбрать совмещаемую должность, а также назначить доплату процентом от ФОТ этой должности по штатному расписанию или разницей в ФОТ.

Расширение зон обслуживания позволяет назначить сумму доплаты за расширение зоны обслуживания.

Расчет заработной платы

Приведем основные изменения, связанные с расчетом заработной платы.

Прежде всего, отметим, что теперь не нужно дублировать кадровые документы расчетными: соответствующие начисления (например, за отпуск) производятся вместе с регистрацией кадрового факта. Расчетчику остается лишь проверить и утвердить введенный кадровиком документ.

В документе «Отпуск» можно рассчитать заработную плату до даты начала отпуска, начислить материальную помощь, начислить денежную компенсацию за отпуск, назначить несколько дополнительных отпусков.

А документ «Увольнение» позволит выполнить окончательный расчет.

Налоги, взносы и отчисления, а также произвольные удержания, рассчитываются сразу же в документе «Начисление зарплаты», а любые изменения ведут за собой автоматический перерасчет.

Средний заработок настраивается программой автоматически в зависимости от назначения начисления. Если пользователю понадобится ввести суммы для расчета среднего вручную, то программа сохранит эти данные для последующего использования.

Решена проблема с учетом выплат работникам, не являющимся сотрудниками по трудовому договору (бывшим сотрудникам, акционерам), – программа позволит начислить их и учесть в отчетности.

Разработаны документы для назначения распространенных видов удержаний (профсоюзные взносы и т. п.). Усовершенствована работа с удержаниями по исполнительным листам – размер удержания можно назначать в виде доли (например, 1/3) от заработка. Введено понятие платежного агента – можно отражать перечисление средств не только через почту или банк.

Удобнее стало работать и с ГПХ – подтверждать выполнение работ по договорам гражданско-правового характера возможно актами выполненных работ, реализованы печатные формы договоров и актов.

Расширены возможности настройки произвольных начислений и удержаний, порядка их применения, реализованы новые категории показателей расчета. Например, для автоматического заполнения и расчета начисления теперь не обязательно назначать его плановым, достаточно ввести значения используемых в нем показателей расчета. Или начисление можно назначить плановым только на определенные месяцы.

Выплата заработной платы

Если в межрасчет необходимо произвести несколько выплат по больничным листам или отпускам, то сделать это можно в одной ведомости. Следует просто подобрать в нее нужные документы.

Расширен перечень поддерживаемых мест выплаты зарплаты: помимо выплаты через кассу реализована выдача через раздатчика, а выплата через банк может осуществляться как на лицевой счет в рамках зарплатного проекта, так и на произвольный счет в банке, указанный у сотрудника. Для каждого способа выплаты (касса, раздатчик, зарплатный проект, счет в другом банке) существует отдельная ведомость.

Место выплаты можно настроить для организации в целом, для подразделения, а также для отдельного сотрудника.

Отчетность

Все отчеты в ЗУП 3 снабжены кратким описанием, что позволяет пользователю быстро сориентироваться в их назначении.

В таблице приведено краткое описание основных отличий новой редакции от редакции 2.0.

«Зарплата и управление персоналом для Казахстана», редакция 3	«Зарплата и управление персоналом для Казахстана», редакция 2.0
Начальная настройка программы
Полная настройка программы под специфику предприятия вплоть до добавления используемых начислений	Возможность задать минимальный набор сведений
Специализированные документы для начального ввода штатной расстановки сотрудников, начальной задолженности по зарплате и др.	Не предусмотрено
Штатное расписание
В штатное расписание подразделения можно внести несколько позиций с одинаковыми должностями, отличающихся условиями труда (например, графиком работы)	Не предусмотрено
Утверждение, изменение и индексация штатного расписания специальными документами дают возможность сохранять историю и возвращаться к предыдущей версии штатного расписания	Документы для изменений не предусмотрены, все изменения вносятся непосредственно в штатное расписание
Устаревшие подразделения и должности не отображаются в списках	Не предусмотрено
Плановый ФОТ (фонд оплаты труда) по штатному расписанию, анализ соответствия планового и фактического ФОТ	Не предусмотрено
Возможность «бронирования» позиций штатного расписания перед оформлением приема на работу или кадровым переводом	Не предусмотрено
Кадровый учет
Смена вида занятости (основное место, совместительство) возможна при кадровом переводе	Смена вида занятости отражается только увольнением сотрудника и приемом нового
Доступна регистрация двух кадровых событий в один день (например, прием на работу и отпуск по уходу за ребенком, или кадровый перевод сотрудника с одновременным изменением начислений всему подразделению)	Не предусмотрено
Возможность оформить приказ о совмещении (исполнении обязанностей сотрудника) и назначить соответствующую доплату с помощью специального документа. В нем имеется возможность выбрать сотрудника, обязанности которого исполняются, и способ выполнения доплаты: разницей или процентом от ФОТ замещаемого сотрудника	Не предусмотрено
Учет рабочего времени
Доступно заведение нескольких производственных календарей при необходимости	Не предусмотрено
Для документов учета рабочего времени можно ввести документ-исправление	Изменения вносятся в существующий документ, история не сохраняется
Возможность назначения одновременно нескольких рассчитываемых по тарифной ставке начислений и ввод нескольких соответствующих видов времени в график, табель. Например, работа «на линии» и «ремонт» (для водителей)	Не предусмотрено
Расчет заработной платы
Устранено дублирование «кадровых» и «расчетных» документов. Например, реализован один документ «Отпуск», с которым предполагается работа сотрудника как кадровой, так и расчетной службы	Различные документы для регистрации кадровых изменений и расчета начислений
Расчет удержаний налогов, взносов и отчислений в документе Начисление заработной платы	Расчет удержаний налогов, взносов и отчислений производится только в отдельных документах «Расчет ИПН, ОПВ и удержаний», «Расчет СН, СО и ОППВ»
Для исполнительных листов введено понятие платежного агента	Выплата алиментов возможна только через почту или банк
Возможность регистрации выплат бывшим сотрудникам	Не предусмотрено
Подтверждение выполненных работ по договору ГПХ можно производить вводом «Акта выполненных работ»	Необходимость начисления по договору ГПХ регистрируется только документом «Договор ГПХ»
Доплата до среднего заработка при переводе на низкооплачиваемую работу	Не предусмотрено
При оформлении отпуска доступны следующие возможности: расчет нескольких видов доп. отпусков вместе с основным; расчет компенсаций как для основного, так и дополнительных отпусков; начисление зарплаты за период, предшествующий отпуску; начисление материальной помощи к отпуску	Денежная компенсация дополнительного отпуска, расчет зарплаты и матпомощи при оформлении отпуска не предусмотрены. Начисление заработной платы за период, предшествующий отпуску, необходимо осуществлять отдельным документом
Полное оформление окончательного расчета возможно одним документом «Увольнение»	Окончательный расчет выполняется за счет ввода нескольких документов: увольнение, расчет при увольнении, начисление зарплаты
Возможность отразить выдачу займа траншами, а его погашение дифференцированными или аннуитетными платежами. Возможность ввода данных о ранее выданных займах при начале использования программы	Не предусмотрено
При пересчете тарифной ставки (для расчета ночных, сверхурочных и т. п.) возможно учесть не только основное начисление (оклад и т. п.), но и любые другие (надбавки, доплаты и т. п.)	Ставка пересчитывалась только исходя из оклада сотрудника
Выплата заработной платы
Возможность выплаты нескольких межрасчетных начислений (отпусков, больничных листов и пр.) в одной ведомости	Не предусмотрено
Можно указать место выплаты заработной платы, причем как в целом для организации или подразделения, так и для конкретного сотрудника	Не предусмотрено
Аванс может выплачиваться процентом от тарифа	Не предусмотрено
Налоги и отчетность
Права на налоговый вычет и его прекращение регистрируются специальными документами	Специальные документы не предусмотрены
Хранение информации об изменении регистрации в налоговом органе (например, при реорганизации).	Не предусмотрено

Основные функциональные возможности конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 8 для Казахстана»

Регламентированный кадровый учет и делопроизводство

Кадровый учет обязателен для любой компании. С каждым годом он все более регламентируется законодательством, поэтому возможность его автоматизации важна для многих компаний, особенно с большим штатом сотрудников.

«1С:Зарплата и управление персоналом 8 для Казахстана» позволяет:

• Руководству компании:
  • снизить временные затраты на выполнение кадровой работы;
  • своевременно получать достоверную информацию;
  • анализировать информацию о кадровом составе, использовании рабочего времени и фонда оплаты труда для принятия управленческих решений.
• Отделу персонала:
  • вести кадровый документооборот в соответствии с требованиями законодательства;
  • учитывать движение кадров (прием, перевод, увольнение работников):
    • прием на работу (на основное место работы, по внутреннему или внешнему совместительству по трудовому договору);
    •  управление контролем уникальности табельных номеров сотрудников;
    •  кадровый перевод, перевод к другому работодателю, переход с совместительства на основную работу и наоборот;
    • перенос остатков отпусков при переводе сотрудников между организациями в пределах одной информационной базы;
    • прием на работу по договору ГПХ и возможность аккордного и поэтапного закрытия договоров актами выполненных работ;
    • изменение графика работы без кадрового перевода;
    • назначение сотрудникам плановых начислений в соответствии с рабочим местом, на котором выполняется работа;
    • увольнение сотрудника с окончательным расчетом непосредственно при увольнении;
    • возможность группового оформления приема, перемещения и увольнения сотрудников с выводом на печать соответствующих документов. Это существенно облегчает работу крупным предприятиям в ситуациях, когда необходимо быстро оформить документы большому количеству работников (например, при реорганизации или открытии нового предприятия/подразделения);
    •  регистрация в программе увеличения трудовых обязанностей сотрудника в документах «Прием сотрудника на внутреннее совместительство», «Совмещение должностей», «Замещение отсутствующего», «Назначение подработки», «Расширение зоны обслуживания»;
  • вести учет персональных данных работников:
    • ведение личных дел в информационной базе;
    • возможность хранения файлов фотографий, сканированных копий документов сотрудника для быстрого доступа к ним;
    • формирование личных карточек работников по форме Т-2;
  • проводить анализ кадрового состава во всех разрезах, необходимых для эффективного управления (средняя численность сотрудников, коэффициент текучести кадров, статистика кадров);
  • осуществлять воинский учет:
    • учет всех категорий сотрудников, подлежащих воинскому учету;
    • учет сотрудников, пребывающих в запасе;
    • подготовка всех необходимых отчетов, извещений и карточек учета для органов военного управления;
  • вести учет прав на ежегодные оплачиваемые отпуска:
    • учет основного ежегодного отпуска (24 календарных дня);
    • дополнительные отпуска;
    • учебные отпуска;
    • расчет остатков неиспользованных ежегодных основных и дополнительных отпусков
  • вести учет рабочего времени:
    • возможность ведения нескольких производственных календарей;
    • настройка любых графиков работы, в том числе многосменных, с суммированным учетом рабочего времени, графиков неполного рабочего времени;
    • использование нескольких видов планового времени;
    • регистрация отклонений от графика: оплачиваемых и неоплачиваемых невыходов на рабочее место (отпуска, отгулы, болезни, командировки и т. п.), работы за пределами норм по графику (в выходные и праздники, сверхурочная работа и переработки при суммированном учете рабочего времени);
    • анализ эффективности использования и потерь рабочего времени;
  • вести штатное расписание:
    • хранение истории утверждения штатного расписания и возможность анализа планового штатного расписания;
    • учет фонда оплаты труда, анализ планового ФОТ, возможность оценки перерасхода и экономии ФОТ;
    • контроль соблюдения штатного расписания, возможность сопоставить его с фактически занятыми позициями;
    • формирование штатной расстановки;
    • возможность создания отдельных позиций штатного расписания для одноименных должностей в одном подразделении при разных условиях труда (вредность, график работы, продолжительность отпуска и т. д.);
    • возможность установки категорий, разрядов, классов для описания позиции штатного расписания;
    • возможность выбора точного значения оклада и надбавок либо диапазона значений так называемой «вилки оклада и надбавок»;
    • указание для подразделений даты формирования и расформирования, отключение расформированных подразделений при просмотре справочника;
    • фиксирование даты введения в штатное расписание должностей и исключения из него, что дает возможность отбора должностей только действующего штатного расписания при работе со справочником;
    • использование совокупной тарифной ставки.
• Расчетному отделу:
  • производить в строгом соответствии с законодательством автоматический расчет заработной платы, оплаты неявок и других начислений;
  • осуществлять расчет регламентированных налогов, взносов и отчислений, представлять регламентированную отчетность;
  • осуществлять настройку произвольных начислений и удержаний;
  • получать аналитические отчеты, в том числе и о распределении затрат.
• Сотруднику:
  • получать расчетный листок по электронной почте.

Штатное расписание

Возможности «1С:Зарплаты и управления персоналом 8 для Казахстана»:

• Ведение штатного расписания в программе опционально. Если предприятие небольшое и нет необходимости вести штатное расписание в программе, то можно вести учет и без штатного расписания. В этом случае при приеме и переводе сотрудников необходимо будет полностью описывать место и условия их работы. Если впоследствии организация примет решение составлять штатное расписание в программе, то оно сформируется автоматически по имеющейся информации о сотрудниках. Единственное, что может потребоваться, – это внести в него некоторые коррективы (например, указать вакантные позиции).
• Контроль кадровых документов на предмет их соответствия штатному расписанию можно установить или отказаться от него.
• Режим утверждения штатного расписания специальными документами позволяет хранить историю изменения штатного расписания, что дает возможность получить штатное расписание на любую прошедшую дату. Кроме того, можно анализировать неутвержденное (плановое) штатное расписание.

Штатное расписание в программе представляется в виде списка позиций. Позиция штатного расписания – это определенная должность в определенном подразделении организации с определенными условиями труда, с указанием количества штатных единиц. При описании позиции штатного расписания должность можно уточнить разрядом (категорией).

Возможность указания нецелого (дробного) количества штатных единиц доступна, если в настройках кадрового учета отмечено использование работы на неполной ставке.

Наименование позиции формируется автоматически по схеме «Должность, разряд (категория)/Подразделение», но может быть изменено или дополнено произвольным образом.

Позицию штатного расписания характеризуют условия труда и его оплаты. При описании условий труда для позиции можно указать:

• право на отпуск, возникающее при работе на этой позиции;
• произвольное текстовое описание условий работы;
• график работы, характерный для этой позиции. Он будет использоваться при оформлении кадровых приказов по этой позиции для подстановки в них (с возможностью изменения). Также он будет учитываться непосредственно в самой позиции при расчете ее фонда оплаты труда. По умолчанию график подставляется из карточки выбранного подразделения (организации, если для подразделения не задан).

Из карточки позиции штатного расписания можно перейти к списку сотрудников, которые ее занимают.

Когда в программе ведется штатное расписание, то в различных кадровых приказах (о приемах, переводах и т. п.) должность выбирается не из всего списка должностей, а из списка позиций выбранного подразделения. При этом документы автоматически заполняются в соответствии с условиями, заданными для выбранной позиции. Однако эти условия можно изменить непосредственно в кадровом приказе. При регистрации кадрового приказа можно проверить, соответствует ли он действующему штатному расписанию. Тем не менее зарегистрировать приказ можно, даже если на данный момент он расписанию не соответствует. Возникающие расхождения можно анализировать с помощью отчета «Соблюдение штатного расписания».

Ведение штатного расписания в программе позволяет:

• принимать и переводить сотрудников, выбирая должность из списка, характерного для выбранного подразделения (в соответствии с действующим штатным расписанием);
• при приеме и переводе сотрудника автоматически формировать список начислений и их размер, соответствующий выбранной должности в выбранном подразделении (в соответствии с действующим штатным расписанием), с возможностью корректировки;
• бронировать позиции штатного расписания за сотрудником;
• в информационных целях хранить сведения о том, какими специальностями должен владеть сотрудник для замещения той или иной должности (в карточке должности и позиции штатного расписания можно перечислить требуемые специальности);
• производить индексацию штатного расписания;
• при оформлении кадровых приказов контролировать их соответствие штатному расписанию;
• проводить анализ соответствия фактической штатной расстановки штатному расписанию;
• помимо должности описывать место работы разрядом (категорией) этой должности;
• для подразделения определять, сформировано оно или расформировано, для должности – включена она в штатное расписание или уже исключена. Это позволяет видеть только актуальные подразделения и должности в соответствующих списках;
• сформировать для печати отчеты «Соблюдение и анализ штатного расписания», «Штатная расстановка», «Занятость штатного расписания» и другие печатные формы.

Учет движения кадров

«1С:Зарплата и управление персоналом 8 для Казахстана» предоставляет кадровой службе широкий спектр возможностей для ведения кадрового учета:

• регистрация работников, с которыми заключаются трудовые договоры, и оформление срочных и бессрочных трудовых договоров, в том числе при дистанционной работе, в типовой форме;
• регистрация приема на работу и оформление приказов о приеме на работу сотрудника или списка сотрудников;
• регистрация перевода сотрудника на другое место работы, смены вида занятости (внутреннее и внешнее совместительство и основное место работы); изменение условий договора и оформление приказов о переводе сотрудника или списка сотрудников;
• регистрация увольнений работников;
• оформление договоров гражданско-правового характера: договоры подряда на выполнение работ, договоры возмездного оказания услуг, авторские заказы.

На их основе встроенных бланков кадровых приказов сотрудникам кадровой службы программа позволяет разработать свои и отредактировав макеты печатных форм.

По данным учета движения можно получать следующую информацию:

• актуальные списки работников на конкретную дату с произвольным настраиваемым набором реквизитов;
• данные о движении работников за выбранный период;
• статистическую информацию о количестве работников различных категорий (количество работающих по основному месту, по внутреннему и/или внешнему совместительству);
• среднюю и среднесписочную численность работников.

Эта информация позволяет руководителю анализировать кадровую динамику компании и отдельных подразделений (количество перемещений, увольнений), отслеживать изменения кадрового состава, своевременно выявлять проблемы в управлении персоналом.

Учет персональных данных

«1С:Зарплата и управление персоналом 8 для Казахстана» хранит всю основную информацию о сотрудниках, необходимую для кадровой работы, расчета зарплаты, налогов и взносов:

• личные данные о сотруднике (ФИО, дата рождения, пол и др.);
• данные удостоверения личности (паспортные данные);
• ИИН;
• контактная информация (телефоны, адреса электронной почты и др.);
• сведения о гражданстве и налоговом статусе;
• данные о налоговых вычетах и льготах;
• сведения об инвалидности и статусе участника ВОВ или лиц, приравненных к ним;
• информацию об образовании;
• сведения о предыдущей трудовой деятельности;
• состав семьи;
• сведения воинского учета;
• сведения о наградах, ученых степенях и званиях.

Помимо предусмотренных в программе пользователь может создавать дополнительные реквизиты и сведения (например, рост, вес, размер одежды и др.), а также прилагать фотографию сотрудника, сканированные копии любых документов, например резюме.

Функциональность «1С:Зарплаты и управления персоналом 8 для Казахстана» позволяет обеспечить требования закона Республики Казахстан от 21.05.2013 № 94-V «О персональных данных и их защите». Для этого реализована регистрация событий доступа к базе для выбранных областей данных:

• обработка персональных данных;
• личные данные;
• адреса и телефоны;
• инвалидность;
• данные о доходах.

Учет рабочего времени

«1С:Зарплата и управление персоналом 8 для Казахстана» обеспечивает учет рабочего времени сотрудника. Эти данные могут быть использованы:

• для оформления необходимых документов кадрового учета;
• для последующего анализа статистики времени и причин отсутствия сотрудника на рабочем месте;
• для начислений и выплат в соответствии с фактически отработанным временем.

Схемы учета рабочего времени. «1С:Зарплата и управление персоналом 8 для Казахстана» обеспечивает учет рабочего времени сотрудников как по типовым схемам (пятидневка), так и по специфическим, к примеру «сутки через трое». Типовые варианты заполнения графиков работы можно использовать для создания автоматического графика. Есть возможность создавать индивидуальные графики работы для конкретных сотрудников.

Производственные календари. Для заполнения графиков работы используется регламентированный или произвольный производственный календарь. Можно создать несколько производственных календарей.

Таким образом компания может легко вести учет рабочего времени в соответствии со всеми вариантами работ, существующими на предприятии (посменно, с учетом выходных и праздников, неполных рабочих дней, скользящих графиков и т. п.).

Классификатор видов рабочего времени. В «1С:Зарплате и управлении персоналом 8 для Казахстана» есть классификатор видов рабочего времени (явка, вахта, праздник и др.), который компания может расширять и дополнять по собственному усмотрению. Оплата труда зависит от вида рабочего времени. В течение рабочего дня сотрудник может быть занят на работах разного вида времени.

Виды неявок. На основании типовых видов неявок кадровая служба может регистрировать отсутствие сотрудника по различным основаниям и автоматически формировать необходимые документы кадрового учета:

• отпуск;
• отпуск по уходу за ребенком;
• нетрудоспособность;
• командировка;
• прогул;
• отгул;
• отсутствие по прочим причинам.

Виды переработок. Информация о работах за пределами установленного графика работы собирается из следующих документов:

• о переработках при суммированном учете времени;
• приказов о работе в выходные и праздничные дни;
• регистрации сверхурочной работы.

При регистрации сверхурочной работы, переработок и работы в выходные и праздники есть возможность выбрать способ компенсации: отгул или повышенная оплата. Отгул можно зарегистрировать отдельным приказом или присоединить к отпуску. Остатки отгулов и отпусков учитываются.

Табель учета рабочего времени. По результатам накопленных данных в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8 для Казахстана» можно сформировать «Табель учета рабочего времени».

Аналитические отчеты. Программа позволяет анализировать причины потерь рабочего времени, получать информацию о количестве работников, отсутствовавших по различным причинам за определенный период (например, данные о том, сколько работников находится в отпуске, сколько в командировке и т. п.).

Учет отпуска и расчет остатков неиспользованных отпусков

«1С:Зарплата и управление персоналом 8 для Казахстана» поддерживает ведение учета прав на отпуска и расчет остатков отпусков для всех видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с законодательством РК, коллективными и трудовыми договорами.

Учет прав на отпуска. В «1С:Зарплате и управление персоналом 8 для Казахстана» реализован учет прав на ежегодные основные и дополнительные отпуска. К ним относятся отпуска, предоставляемые работникам как в соответствии с законодательством, так и по условиям трудовых договоров.

Продолжительность основного отпуска в программе по умолчанию – 24 календарных дней. Но программа позволяет установить любую продолжительность основного отпуска.

Сделать это можно как для позиции штатного расписания, так и для каждого сотрудника (в кадровых документах приема на работу и кадрового перевода). Аналогично регистрируются права на дополнительные отпуска – как предусмотренные законодательством, так и принятые локальными актами организации. При настройке дополнительного отпуска можно указать, все ли сотрудники имеют на него право, и его продолжительность. Право на дополнительный отпуск можно поставить в зависимость от стажа сотрудника.

Указать основной и несколько дополнительных отпусков можно сразу в одном документе – «Отпуск».

Учет остатков. Если предприятие не новое, то в начале работы с программой необходимо заполнить информацию об остатках отпусков (использованных ранее отпусках). Сделать это можно даже в том случае, если с начала использования программы прошло некоторое время и информационная база уже содержит информацию о текущих отпусках. Причем данные об использованных отпусках можно внести в разрезе рабочих лет.

«1С:Зарплата и управление персоналом 8 для Казахстана» поддерживает ведение учета остатков ежегодных основных и дополнительных отпусков, право на которые зарегистрировано в программе. Расчет остатков неиспользованных отпусков производится на основании учтенных прав работников на ежегодные отпуска и использованных отпусков. Результаты расчета по любому работнику могут быть выведены в виде справки на любую дату. Сформировать такую справку можно, например, из документа «Отпуск».

Планирование отпусков. «1С:Зарплата и управление персоналом 8 для Казахстана» позволяет не только сформировать график отпусков, но и оформлять из документа «График» фактические отпуска и переносы отпусков. «1С:Зарплата и управление персоналом 8 для Казахстана» предоставляет возможность формировать списки отпусков: в разрезе подразделений и должностей; по группе сотрудников, например по руководящему составу. Доступен анализ исполнения графика отпусков.

Расчет отпускных. В документе «Отпуск» «1С:Зарплаты и управления персоналом 8 для Казахстана» вместе с отпускными можно начислить и зарплату за дни месяца, предшествующие отпуску, а также материальную помощь к отпуску.

В документе «Отпуск» рассчитывается ИПН и ОПВ, а также прочие постоянные удержания, установленные сотруднику (например, профвзносы или алименты), на сумму которых будет уменьшена выплата.

Выплата отпускных. Выплачивать отпускные в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8 для Казахстана» можно вместе с заработной платой, с авансом или в межрасчетный период. В межрасчетный период выплату можно произвести непосредственно из документа «Отпуск».

Расчеты начислений и удержаний

В «1С:Зарплате и управлении персоналом 8 для Казахстана» реализованы все формы оплаты труда:

• повременная (с использованием месячных, дневных и нескольких часовых тарифных ставок);
• сдельная;
• с использованием премиальной системы.

Этим формам оплаты труда соответствуют следующие повременные и сдельные начисления:

• оплата по окладу;
• оплата по окладу (по часам);
• оплата по часовому тарифу;
• сдельный заработок.

Размеры всех тарифных ставок задаются в тенге с точностью, указанной при начальной настройке программы.

Размеры ставок могут определяться тарифными сетками в соответствии с разрядами сотрудников. В таком случае сетки могут быть описаны в штатном расписании, а в программе их изменение можно отражать специальными документами индексации заработка.

Для одного сотрудника может одновременно применяться несколько тарифных ставок.

Для настройки начислений может применяться совокупная тарифная ставка. По умолчанию в качестве тарифной ставки сотрудника при пересчете используется ставка его «основного» (повременного) начисления, например оклада по дням. Совокупная тарифная ставка учитывает не только оклад сотрудника, но и любые другие начисления, например процент или сумму надбавки.

При начальной настройке можно указать варианты принятой в организации системы премирования:

• разовая премия суммой или процентом;
• ежемесячная премия суммой;
• ежемесячная премия процентом от заработка сотрудника
  • текущего месяца;
  • прошлого месяца;
• премия за квартал процентом или суммой может выплачиваться:
  • при расчете месяца, в котором введен процент или сумма;
  • в межрасчетный период, когда зарегистрирован документ «Премии»;
  • в одних и тех же предустановленных месяцах. Размер премии задается в кадровых документах;
• премия за год суммой;
• премия за год процентом – по умолчанию рассчитывается от заработка за год, но в карточке годовой премии можно указать период за который при расчете применяется заработок сотрудника.

Каждое начисление в информационной системе описывается рядом свойств:

• Назначение начисления:
  • повременная оплата труда и надбавки;
  • оплата труда в натуральной форме;
  • доход в натуральной форме;
  • компенсационные выплаты;
  • премия;
  • оплата отпуска;
  • компенсация отпуска;
  • отпуск без оплаты;
  • неявка по невыясненным причинам;
  • прогул;
  • оплата сохраняемого среднего заработка;
  • оплата больничного листа;
  • выходное пособие;
  • болезнь без оплаты;
  • отпуск по беременности и родам;
  • материальная помощь;
  • отгул;
  • прочие начисления и выплаты.
• Периодичность выполнения расчета:
  • ежемесячно;
  • в перечисленных месяцах;
  • по отдельному документу:
    • «Премии»;
    • «Разовое начисление»;
    • другой документ, самостоятельно настроенный в программе;
  • при условии, что введено:
    • значение показателя;
    • вид учета времени;
    • время, приходящееся на праздничные дни.
• Способ расчета результата, который может быть выбран из вариантов:
  • результат вводится фиксированной суммой;
  • результат рассчитывается на основании комбинации любых данных;
  • из доступных в регламентированных способах расчета, а также на основании значений собственных показателей расчета с использованием различных формул, включая математические функции max и min.
• Степень зависимости данного начисления от других начислений.
• Порядок отражения в учете рабочего времени за работу:
  • в пределах нормы
  • сверх нормы
  • за неполную смену
  • за уже оплаченное время;
• Отношение начисления к социальным пособиям или отпускам, к расчету среднего заработка.
• Классификация начисления для исчисления налогов, взносов и отчислений.
• Способ отражения начисления в бухгалтерском учете.
• Список вытесняющих начислений (например, сотрудник не может одновременно болеть и работать).

«1С:Зарплата и управление персоналом 8 для Казахстана» позволяет рассчитывать удержания:

• По назначениям:
  • профсоюзные взносы;
  • исполнительный лист;
  • вознаграждения платежного агента;
  • удержания за неотработанные дни отпуска;
  • удержания в счет расчетов по прочим операциям;
  • прочие удержания в пользу третьих лиц.
• Ежемесячно или только когда введено значение показателя.
• Следующими способами расчета результата:
  • фиксированной суммой;
  • формулой на основании комбинации любых данных, доступных в регламентированных способах расчета, а также на основании значений собственных показателей расчета с использованием различных формул, включая математические функции max и min.

В результате в информационной системе для каждого начисления и удержания фиксируются и сохраняются все характеристики, необходимые для его использования при расчете заработной платы, исчислении налогов, взносов и отчислений. Это позволяет вести все расчеты в соответствии с учетной политики организации.

Процедура расчета зарплаты

«1С:Зарплата и управление персоналом 8 для Казахстана» дает бухгалтеру гибкий инструмент по расчету зарплаты в соответствии с учетной политикой компании и спецификой ее работы.

Расчет зарплаты. «1С:Зарплата и управление персоналом 8 для Казахстана» позволяет полностью автоматизировать процесс расчета заработной платы. Формулы для проведения расчета вводятся в систему только один раз. Для выполнения каждого следующего расчета пользователю необходимо ежемесячно следить за кадровой информацией, учетом времени и указывать только самые общие параметры: месяц начисления зарплаты, организацию и др. Все остальные действия – заполнение табличной части документа и собственно расчет – система произведет автоматически.

Расчет удержаний. Система автоматически рассчитывает все удержания: суммы займов, по которым наступил срок погашения, алименты и др.

Рассчитанные удержания отразятся на соответствующих закладках табличной части документа.

Расчет налогов, взносов и отчислений. Одновременно с расчетом начислений и удержаний на отдельной закладке отображается расчет регламентированных налогов, взносов и отчислений.

Ручная корректировка расчетов. При необходимости расчеты можно скорректировать вручную. Исправленные результаты будут использоваться в дальнейших расчетах.

Возможность перерасчетов. «1С:Зарплата и управление персоналом 8 для Казахстана» позволяет автоматически производить перерасчеты в ситуациях, когда первичная информация для расчетов корректируется. Например, при неявке работника по невыясненной причине зарплата за период отсутствия начислена не будет. Если позже он принесет больничный лист, касающийся этого периода, то при следующем начислении заработной платы ему будет начислена оплата по больничному листу за дни болезни. Также система позволяет вводить начисления, относящиеся к прошлым месяцам, для перерасчета.

Выплата заработной платы

«1С:Зарплата и управление персоналом 8 для Казахстана» автоматизирует и документирует весь трудоемкий процесс выплаты зарплаты.

Зарплата может быть выплачена:

• Авансом:
  • в результате предварительного расчет за первую половину месяца,
  • фиксированной суммой,
  • процентом от тарифа
• В межрасчетный период:
  • отпускные,
  • материальная помощь,
  • расчет при увольнении,
  • прочее.
• По результатам работы за месяц.

Программа позволяет подготовить зарплатные ведомости – автоматически заполнить списки сотрудников и сформировать соответствующие печатные формы или файлы.

Выплатить суммы можно следующими способами:

• зачислением на карточку, открытую в рамках зарплатного проекта;
• перечислением на счет в банке;
• через кассу (касс может быть несколько);
• через раздатчика (лицо, уполномоченное на передачу денег).

Для удобства подготовки ведомостей в программе можно настроить способ, место выдачи и уполномоченное лицо:

• для всей организации;
• для подразделения организации;
• для сотрудника.

Программа формирует необходимые документы для оформления выплат сотрудникам разными способами. Для каждого способа (места) выплаты предусмотрена соответствующая ведомость:

• ведомость в банк (перечисление на карточки в рамках зарплатного проекта);
• ведомость перечислений на счета (перечисление на произвольные счета, указанные сотрудниками);
• ведомость в кассу;
• ведомость выплаты через раздатчика.

Если у сотрудника перед организацией образовалась задолженность (например, по ошибке начислена большая сумма) и сотрудник вернул ее самостоятельно, это можно отразить в документе «Возврат сотрудником задолженности». Сумма задолженности в этом документе заполняется автоматически.

В программе есть возможность:

• депонирования зарплаты;
• выплаты депонированной зарплаты,
• списания депонированной зарплаты.

Для каждого из этих случаев предусмотрен соответствующий документ. Можно сформировать книгу учета, список депонентов и аналитический отчет по депонированным суммам.

Налоги, взносы и отчисления с оплаты труда

Расчет налогов, взносов и отчислений в конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 8 для Казахстана» автоматизирован в полном объеме. При необходимости автоматически рассчитанный результат можно скорректировать вручную.

Для каждого вида расчета в описании вида начисления содержится информация для расчета налогов взносов и отчислений. По умолчанию начисление облагается всеми налогами и взносами, при необходимости данная информация может быть скорректирована пользователем.

Налоги, взносы и отчисления рассчитываются автоматически при заполнении документа «Начисление зарплаты». Кроме того налоги, взносы и удержания могут быть рассчитаны в некоторых других документах со способом выплаты в межрасчетный период.

Для перечисления исчисленных сумм по ОПВ, ОППВ и СО и отражения возврата ошибочных платежей предназначены специальные документы «Ведомость на перечисление взносов и отчислений» и «Сведения о незачисленных взносах и отчислениях».

При несвоевременном перечислении исчисленных ОПВ, ОППВ и СО возникает необходимость расчета пени за каждый день просрочки платежей. В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 8 для Казахстана» для расчета пени по взносам и отчислениям предназначен документ «Пеня по взносам и отчислениям».

Зарплата и отчетность

В «1С:Зарплата и управление персоналом 8 для Казахстана» поддерживаются все основные процессы кадрового учета, расчета зарплаты, исчисления налогов, формирования отчетов и справок в государственные органы, планирование расходов на оплату труда.

В решении реализован комплекс отчетов, позволяющий руководящему составу и исполнителям оперативно получать необходимую информацию из системы по всем контурам учета.