Функциональный лист — это таблица, регламентирующая уровень доступа и уровень ответственности для каждого ключевого пользователя или каждого АРМ в будущей системе автоматизации ко всем возможным функция в этой системе. Одно измерение листа — полный перечень функций, которые будут реализованы системой автоматизации. Второе — перечень «ключевых пользователей». Ключевой пользователь — пользователь системы, чей перечень функций и набор прав доступа можно описать как уникальные. Если на предприятии есть несколько пользователи с одинаковыми функциями и набором прав (например, два равнозначных кассира), то для них достаточно общего описания в системе автоматизации. На пересечении этих множеств можно указать параметр — указывающий на то, как именно будет управлять данной функцией данный ключевой пользователь.
0 — Отсутствие доступа.
1 — Доступ только для чтения. При этом данная функция специально в интерфейсе пользователя не размещается. Например, у пользователя нет доступа к реестру платежных документов, но он может их просмотреть в качестве расшифровки отчета.
2 — Доступ только для чтения. При этом эта функция размещается в интерфейсе пользователя (в его обязанностях наблюдать за данным участком).
3 — Доступ для редакции. Редакция на уровне отдельного оператора данных.
4 — Доступ для администрирования. Возможность управления данным участком.
Как составляется функциональный лист?
изучается бизнес-процесс предприятия, существующий (AS IS) и будущий (TO BE):
1. Производится «первоначальное анкетирование» потенциальных пользователей системы. На этом этапе пользователям передаются анкеты, где они своими словами описывают свое рабочее место на предприятии, свое место в дереве подчинения, свой основной функционал, свое видение процесса автоматизации и пожелания. По результатам анализа этих анкет (совместного с руководителем подразделения) могут быть обнаружены ошибки в понимании сотрудниками целей руководства, неоднозначность в определении собственных функций у сотрудников и другие проблемы (которые могут серьезно повредить процессу автоматизации, если их вовремя не исправить).
2. Составляется график собеседований. Проводятся собеседования с «ключевыми» пользователями, которых указывает руководитель подразделения для каждого участка будущей системы автоматизации. При собеседовании заполняется «паспорт АРМ», в котором отмечаются все необходимое (функции, ответственность).
3. По результатам анализа паспортов рабочих мест, формируется «функциональный лист». ФЛ согласуется с руководителем подразделения. Вносятся изменения, если обнаруживаются ошибки или недочеты. Вносятся изменения от БП AS IS к БП TO BE. По результатам анализа общего ФЛ, — для каждого пользователя формируется «Персональный Функциональный лист».
4. Пользователям передается анкета с перечнем его функций и уровня доступа (личного ФЛ), которая после его согласия будет внесена в его должностные инструкции на предприятии (к моменту старта работы системы автоматизации).
5. Методисты и программисты группы внедрения могут приступить к «пробивке функционала» заказчика в готовом типовом решении (например, в конфигурации фирмы 1С). Так, проверяя каждую функцию, можно выявить — необходимо ли вмешательство программиста на данном участке или реализация программистом его «с нуля».
Какие результаты достигаются при формировании «Функционального листа»?
1. Перечень функций для каждого сотрудника в будущей системе автоматизации.
2. Перечень всех элементов технического задания разработчикам.
3. Дополнительно — информация об ошибках изученного бизнес-процесса. Например, будут выявлены участки «пробелы» или такие, на которых не определены ответственные или эти функции излишне дублированы.