Фрагмент ТЗ для автоматизации на базе конфигурации 1С 8 УПП
ТЗ — снабжение
Под «снабжением» в данном случае мы понимаем группу задач по приобретению товаров с целью реализации. В этом блоке технического задания мы рассмотрим элементы и механизмы автоматизации для следующих операций на предприятии заказчика:
- план закупок;
- механизм заказов для поставщиков;
- механизм заказов покупателей, ставших заказами поставщикам;
- приобретение товаров для последующей реализации;
- учет входящих счетов поставщиков на оплату;
- учет цен и прайсов поставщиков;
- учет партий;
- учет приобретения (поступления) товаров на комиссию;
- учет товаров на складах ответственного хранения;
- картотека поставщиков;
- взаиморасчеты с поставщиками;
- учет расходов в связи с приобретением;
- учет расходов в связи с транспортировкой;
- учет приема на склад;
- возврат поставщикам;
- отчеты о закупках.
1. Необходима возможность фиксации плана закупок в двух формах.
1.1. общий (укрупненный) план по «группам номенклатуры» на периоды месяц/квартал/полугодие/год.
1.2. оперативный план по номенклатуре на периоды декада/месяц/квартал.
Для этого, вероятно, придется использовать различные сценарии планирования. При планировании нужно учесть поставщиков, цены поставщиков. Необходима возможность планово-фактического анализа закупок. Для этого необходимо будет настроить зависимость фактических движений товаров для отображения по статьям планирования. Для этой задачи, пользователи заказчика будут использовать механизмы УПП «План закупок», «помощник планирования» и соответствующие отчеты.
2. Механизм заказов для поставщиков. Необходимо оформлять и регистрировать в собственной базе данных заказы для поставщиков документом «Заказ поставщику», «Размещение заказа поставщику». Заказ может сложиться как на основе Плана закупок, так и самостоятельно. Заказ размещается у нас в системе, но предполагает печатную форму, которая в электронном или бумажном виде отправится менеджерам поставщика. В системе должен быть предусмотрен механизм «закрытия заявок» поставщикам. Работа должна идти над «реестром заявок». Которые могут быть либо исполнены и на их основании — созданы приходные документы, либо «отклонены» с указанием причины отклонения.
3. В систему также должны поступать «сквозные» «заказы покупателей», которые в отсутствии необходимых товаров (невозможности зарезервировать их), при содействии менеджеров, должны превращаться в «заказы поставщикам». Система так же должна позволять закрывать «заказы покупателей», аналогично заказам поставщикам. Необходимы отчеты о работе этого сквозного механизма, — такие инструменты, которые укажут в реестре заказов покупателей такие заказы, которые необходимо заказать поставщикам.
4. Приобретение товаров для последующей реализации — одна из доминантных задач функционирования торговой фирмы. Предприятие Заказчика торгует большим списком номенклатуры. Так же необходимо выделять «номенклатурные группы» — как направления торговли с собственными менеджерами, собственным бюджетом. Для этой задачи, пользователи заказчика будут использовать механизмы УПП «Поступление товаров и услуг», «Поступление дополнительных расходов», «Оприходование товаров», «Приходные ордера». При приобретении товара через подотчетное лицо, это должно быть отражено в документах, попадать в соответствующие отчеты. Механизмы такого учета должны быть протестированы, продемонстрированы, описаны и внедрены в КА.
5. В КА будет использована возможность регистрации «входящих счетов» от поставщиков, следовательно, регистрация цен поставщиков и планирование расходов в связи с приобретением. Для таких операций приобретения, которые ведутся без официального предоставления счета поставщика, необходимо вводить аналог входящего счета в систему для функционирования системы планирования «заявка — счет — приходный документ».
6. В КА должен функционировать механизм регистрации прайсов поставщиков, соответственно, цен на номенклатуру для различных аналитических отчетов: поиску оптимальной цены, истории изменения цен.
7. При учете закупок важным является учет партий товаров. Для этого в КА должен быть включен и полностью использован «партионный учет», который отразится во всех соответствующих документах, отчетах. Учет партий по закупке преследует целый ряд задач:
- отслеживание партий товаров с разной ценой;
- отслеживание партий товаров с разной упаковкой и подобными характеристиками;
- отслеживание партий с разным сроком хранения/реализации;
- отслеживание партий с разным показателем качества;
- задачи увеличения стоимости партий за счет прямого наложения расходов и расчета себестоимости
- отслеживания истории партий и оценки на каждом этапе их формирования и переформирования.
Потребуется расширение функционала понятия партии в УПП.В дальнейшем партии закупки при внутреннем перемещении или продаже нужно учесть изменение партий:
- Прямое — перемещение конкретных партий товара и сохранения их показателей. В этом случае за каждой партией или частью партии сохраняются все ее параметры.
- Списание по «средневзвешенной цене» (когда сохранить параметры партий невозможно) и принятие в виде одной партии. Принятая партия должна обладать этой средневзвешенной ценой, качеством и сроком годности минимальными среди вступивших (списанных) партий.
8. В Комплексе автоматизации (КА) будет использован механизм приема товаров на комиссию от поставщиков и, соответственно — подготовка отчета комиссионера.
9. Будут приходоваться товары на склад «ответственного хранения». Для таких товаров могут быть применены механизмы резервирования и ценообразования. Возможно, для этого необходимо будет расширить параметры справочника складов. Нужно вести учет времени нахождения товаров на ответственном хранении.
10. В комплексе автоматизации необходимо вести общую картотеку контрагентов в роли поставщиков с подробными карточками и определить для них правила наименования и заполнения обязательными реквизитами. Потребуется так же добавить механизм проверки уникальности контрагента при добавлении. Потребуется разработка правил использования иерархии справочника «контрагенты». Необходимо использовать категории и реквизиты картотеки контрагентов для группировок и сортировок в отчетности, помимо обыкновенной иерархии справочника.
11. В системе, кроме документов регистрации фактических взаиморасчетов (ссылка на другой пункт ТЗ), можно выделить так же задачу по усложнению системы по взаиморасчетам с поставщиками. При ведении взаиморасчетов должна быть учтена кредитная линия, сроки Д-К задолженности, операции бартера и взаимозачетов в т.ч. взаимозачеты с обменом валюты (взаиморасчеты по разным договорам). Отдельная задача — учесть взаимозачеты между собственными организациями (контрагентами). Будет так же использоваться возможность ведения календаря оплаты поставщикам типовой конфигурации.
12. Нетранспортные расходы, которые понесла компания при приобретении (таможенные расходы, оформление документов и прочее) должны иметь отражение в системе и в большинстве случаев накладываться на стоимость партий приобретаемого товара для расчетов ценообразования и коммерческой эффективности. Расходы должны распределяться средневзвешено по партиям товара. Вероятно, удобнее для этого нужно будет наполнять дополнительной информацией и движениями документы прихода. Для ведения аналитики и планирования расходов будущих периодов эти нетранспортные расходы должны фиксироваться в соответствующих оборотных регистрах по статьям затрат.
13. Транспортные расходы подробнее рассмотрены в (ссылка на другой пункт ТЗ). Следует сразу отметить, что они так же должны прямо попасть в удорожание партий поступлений, когда это возможно. Транспортные расходы должны накладываться средневзвешено по партиям товара по каждой перевозке. Между документом прихода товара и регистратором перевозки должна существовать прямая связь, что бы легко можно было восстановить картину перевозки и понять каждую причину увеличения стоимости. Так же как и в (ссылка на другой пункт ТЗ) транспортные расходы должны фиксироваться в соответствующих оборотных регистрах по статьям затрат.
14. Учет склада подробно рассмотрен в (ссылка на другой пункт ТЗ). Однако при поступлении на склад у партии товара должен присутствовать минимальный набор параметров, пакет документов, показатели взаиморасчетов, чтобы ответственность за товар дальше принял на себя кладовщик. Некоторую сложность составляет процесс учета товара, оприходованного документом «Приходный ордер» без указания цены. Нужно разработать учетную политику для партий такого неоцененного товара, его перемещения, перефасовки, передачи на склады ответственного хранения покупателям, продажу и передачу на комиссию, перепроведение партии при изменении себестоимости по документам «Поступление Товаров и Услуг» и «Дополнительные расходы».
15. В случаях возврата товара поставщикам по той или иной причине будут фиксироваться документы «Возврат товаров поставщику» в т.ч. на основании документов прихода, которые должны сопровождаться соответствующими перемещениями товаров и денежных средств, то есть сторнироваться (взаиморасчетов).
16. КА должен иметь мощную систему анализа задач приобретения. Это отчеты по всем указанным выше видам задач:
- отчет о планировании закупок;
- планово — фактический отчет по закупкам;
- реестр заявок поставщикам и их удовлетворения/закрытия с заявками покупателей;
- отчет об объемах и партиях приобретения товаров;
- отчет о расходах в связи с приобретением товаров;
- отчет по взаиморасчетам с поставщиками;
- отчет комиссионера;
- отчет о закрытии Приходных и Расходных ордеров на товары;
- отчет склада «ответственного хранения»;
- отчет анализа цен поставщиков. Этот пункт ТЗ может быть выполнен в рамках 2-го этапа работ;
- реестр входящих счетов оплачен/не оплачен;
- реестр поставщиков с различным отбором;
- реестр оперативных по срокам платежей поставщикам, а также просроченных;
- отчет о формировании стоимости партии;
- отчет по возвратам товаров;
- отчет о потребностях складов на филиалах.